Las notas de crédito se crean para que el cliente use en definitiva el dinero de alguna manera. Las notas de crédito podrán tener 2 estados: “SIN APLICAR” o “CERRADAS”
“SIN APLICAR” significa que esa nota de crédito está disponible (total o parcialmente) para ser aplicada al pago de una Factura o para reembolso (devolución en efectivo).
“CERRADA” significa que esa nota de crédito fue usada en su totalidad y ya se gastó el crédito que originó, sea que se aplicó al pago de una factura o se devolvió en efectivo.
Las notas de crédito cambiarán de estado automáticamente al ser usada. Si una nota de crédito es usada parcialmente y aún tiene saldo, permanecerá en estado “sin aplicar” hasta que sea usada totalmente, recién allí cambiará automáticamente a “cerrada”.
TSWGestión contempla todas las formas en que puede usarse (aplicarse) ese crédito a favor del cliente:
– 1) Saldo a favor – Fondos disponibles: Es la forma por defecto, al crear una nueva nota de crédito se carga el importe a la cuenta del cliente como fondos disponibles que quedará en la cuenta y podrá aplicarse a futuras facturas (como una billetera virtual con su empresa). Los Fondos disponibles están formados por la sumatoria de todas las Notas de Crédito (o saldos de notas de créditos) sin aplicar.
– 2) Aplicación directa a una factura específica: En esta tercera forma la nota de crédito se crea desde dentro de una Factura y solo para ser aplicada a esa factura específicamente (es decir el importe no se carga a “fondos disponibles” sino que se aplica inmediatamente). Esto puede ser porque por algún motivo se cancela una Factura y es necesario crear una nota de crédito con el importe de esa Factura.
– 2) Devolución en efectivo: (reembolso) en efectivo en mano al cliente. Aquí el importe de la nota de crédito no pasa a “Fondos disponibles” ni se aplica a ninguna factura, simplemente es reintegrado en mano y la nota de crédito sirve como registro y recibo de la transacción.
Después de hacer clic en “APLICAR A FACTURA” se abrirá un cuadro de diálogo que mostrará todas las facturas en estado “impagas” o “vencidas” de todos los clientes, a las que se podrá aplicar esa nota de crédito, con diferentes posibilidades. Mostrará el total original de la factura y el saldo pendiente (porque la factura pudo haber tenido pagos pendientes anteriores) y junto a ese campo se mostrará un campo de “cantidad de fondos a aplicar” para que ingrese el importe de la nota de crédito que quiere destinar al pago de esa factura. Abajo se mostrará el total de los fondos que serán aplicados y lo que queda disponible de esa nota de crédito, como en la imagen siguiente:
