Los contactos del cliente son las personas relacionadas con él, por ejemplo empleados, familiares o cualquier persona relacionada con el cliente a la que quiera darle acceso al sistema. Es necesario un contacto principal obligatoriamente, aparte de este podrán crearse ilimitados contactos, que podrán tener igual o menos permisos que el contacto principal del cliente.
Para crear un nuevo contacto de cliente, abra el perfil del cliente al que desea agregarle un nuevo contacto, en el área de administración en la que desea crear el contacto y luego haga clic en la pestaña Contactos.
Para crear un nuevo contacto relacionado con este cliente, haga clic en el botón Nuevo contacto
Una vez que haga clic en NUEVO CONTACTO se abrirá el cuadro de diálogo donde deberá cargar todos los datos del contacto del cliente, como en la imagen siguiente
- Nombre: Nombre del contacto
- Apellido: Apellido del contacto
- Puesto: Puesto de contacto en una empresa (por ejemplo gerente, dueño, etc.)
- Correo electrónico: usuario para iniciar sesión y recibir correos electrónicos dentro TSWGestión
- Teléfono: Teléfono de contacto
- Clave: defina una clave para iniciar sesión (esta clave se enviará al contacto por email)
- Contacto principal: marque para ser el contacto principal. Si este es el primer contacto, este campo se verificará automáticamente y no se podrá desactivar.
- No enviar correo electrónico de bienvenida: marque si no desea enviar un correo electrónico de bienvenida a este contacto. Esta opción se puede deshabilitar en Configuración->Plantillas de correo electrónico -> Nuevo cliente agregado/registrado (correo electrónico de bienvenida).
Si deshabilita esta plantilla de correo electrónico, no se enviará un evento de correo electrónico de bienvenida si este campo no está marcado.
- Enviar correo electrónico para establecer una nueva contraseña: se enviará un correo electrónico con un enlace al contacto para establecer una nueva contraseña.
El enlace tendrá una vigencia de 48 horas.
- Pestañas visible desde el portal de clientes: Las pestañas visibles por defecto se pueden configurar desde Configuración->Mis Preferencias->Clientes. Solo tilde o destilde las pestañas que quiere que los clientes vean por defecto.
Si el contacto no tiene ninguna pestaña habilitada, los botones del menú del Portal de clientes también se ocultarán.
Permisos de VISIBILIDAD PARA EL contacto
En TSWGestión puede configurar permisos de visibilidad generales y también particulares para cada contacto de cliente para que se ajuste a sus necesidades. Así puede hacer que un usuario específico tenga acceso restringido al portal de cliente, por la razón que sea (por ejemplo confidencialidad). El área de clientes ofrece varias funciones, pero si no está utilizando una función específica, puede revocar el permiso de visibilidad del contacto para esta función y la función no será visible en área de clientes.
Por ejemplo, si el contacto no tiene permiso de facturas no podrá ver las facturas cuando este contacto esté logueado dentro del área de clientes.
Siéntase libre de ajustar los permisos para que se ajusten a sus requisitos.
Los permisos disponibles actualmente para los contactos son:
- Facturas
- Presupuestos
- Contratos
- Propuestas
- Reclamos
- Proyectos
Notificaciónes de Correo Electrónico
Para cada contacto en TSWGestión, puede configurar notificaciones por email separadas, por ejemplo, si no desea que el contacto reciba avisos de facturas vencidas, puede desmarcar la notificación por email para las facturas. Tenga en cuenta que si el cliente tiene solo un contacto y activó las notificaciones por correo electrónico para este contacto, no se enviarán correos electrónicos para ninguna de las funciones relacionadas.
Otro ejemplo, supongamos que su cliente tiene 5 contactos y todos ellos tienen acceso a proyectos, pero desea que solo un contacto reciba correos electrónicos relacionados con proyectos, en este caso, configurará las notificaciones para proyectos para los 5 contactos, pero solo para el único contacto al que activará las notificaciones por correo electrónico para el proyecto y la tarea; en este caso, este contacto solo recibirá correos electrónicos relacionados con los proyectos y las tareas del proyecto, pero no los 4 contactos restantes.
La función de notificaciones por correo electrónico para contactos en TSWGestión también se utiliza para preseleccionar los contactos al enviar una factura a un cliente. Si navega a Ventas->Facturas->[Factura] y hace clic en el ícono de correo electrónico para enviar la factura al cliente, los contactos que han habilitado las notificaciones por correo electrónico para la factura se seleccionarán automáticamente en el menú desplegable de selección, tenga en cuenta que si selecciona manualmente algún contacto que no tiene habilitada la notificación por correo electrónico para las facturas, el correo electrónico se enviará a TODOS los contactos seleccionados.
Las notificaciones de correo electrónico disponibles actualmente para los contactos son:
- Factura
- Nota de crédito
- Estimar
- Entradas
- Proyecto
- Contrato
- Tarea: solo para tareas relacionadas con el proyecto.